Интервью Петра Баранникова. Обучение как залог успеха ERP

Важнейшей частью ERP-проекта должно быть определение ключевых пользователей, их грамотное обучение и мотивирование. Все необходимые доработки системы желательно учесть до обучения. Так считает Пётр Баранников, директор проекта внедрения Microsoft Dynamics AX в группе BBDO Russia.

Пётр, каковы были предпосылки ERP-проекта в BBDO Russia?

Напомню, что BBDO - часть американского холдинга Omnicon Group, который работает по всему миру и объединяет несколько тысяч агентств. Непосредственно сеть BBDO Worldwide насчитывает более 17 тыс. сотрудников по всему миру в 345 офисах. Группа компаний BBDO Russia состоит из 12 агентств, работающих во всех сегментах коммуникационного рынка. В России BBDO работает с 1989 г.

Первая причина, которая нас побудила к ERP-проекту, – внутренняя. У нас уже давно было ощущение, что наши бизнес-процессы можно автоматизировать лучше. Около 50% операций выполнялись в Excel, который, конечно, до сих пор популярен во многих компаниях, но не отвечает современным стандартам доставки данных. До 30% операций у нас производились в ERP-системе Scala, которая давно не модернизировалась и работала далеко не в полную силу. И 20% операций выполнялись в нашей самописной программе Revenue Plus. Этот набор решал многие задачи, но мы не могли консолидировать информацию, бухгалтерии и другим подразделениям приходилось использовать много ручного труда. В первую очередь очень хотелось гораздо более успешно управлять проектами с финансово-экономической точки зрения.

Вторая причина, по которой мы занялись этим проектом, - холдинг Omnicom, куда входит BBDO, уже несколько лет занимался внедрением системы Microsoft Dynamics AX и настаивал, чтобы данным решением были охвачены все его агентства. Поскольку мы всё равно собирались заниматься ERP, то позитивно отнеслись к выбору, сделанному головной компанией.

Расскажите о ходе проекта. Какие интересные моменты, а также основные сложности вы можете назвать?

Нашим партнёром по внедрению стала компания «АНД Проджект». У нас был выбор – либо мы действуем только вместе с этой компанией, либо дополнительно привлекаем специалистов Microsoft. Плюсом работы только с «АНД Проджект» было бы то, что это дешевле. Но работа с Microsoft обещала поддержку проекта со стороны головной компании, получение дополнительных компетенций от вендора. Поэтому мы остановились на втором варианте.

Схема взаимодействия в рамках проекта получилась довольно сложной, но рабочей. Мы, заказчики из BBDO Russia, напрямую взаимодействовали с «Microsoft Россия», а также с нашим холдингом Omnicom. «Microsoft Россия» и Omnicom, в свою очередь, сотрудничали с международным офисом Microsoft, который обеспечивает единые стандарты внедрения Dynamics AX во всех группах компании Omnicom. В свою очередь, «Microsoft Россия» в качестве субподрядчика привлёк компанию «АНД Проджект», которая и занималась внедрением. В проектную команду от «АНД Проджект» входили: один проджект-менеджер, 4 консультантов и 3 разработчика. От «Microsoft Россия»: один проджект-менеджер, один енгейджмент-менеджер, 2 системных архитектора. От глобальной Microsoft: один проджект-менеджер, 2 системных архитектора. От Omnicon: один проджект-менеджер, один системный архитектор. От BBDO Russia: один проджект-менеджер, 4 программиста, 5 специалистов службы поддержки. Кроме того, от нас в проекте участвовали 30 ключевых пользователей и 5 топ-менеджеров. Вы спросите: что так много людей делали на одном проекте? Поверьте, каждому нашлось своя задача.

Мы внедряли локализованное для России решение Microsoft Dynamics AX 4.0 SP1. Из Omnicom поступила рекомендация «пятёрку» пропустить, чтобы потом переходить сразу на шестую версию. По рекомендации «АНД Проджект» мы внедрили следующие модули: филиальный учёт, зарплата и кадры, бюджетирование, казначейство. Так, предложенное нашим партнёром решение по филиальному учёту позволило получать консолидированную информацию, в результате нам удалось объединить восемь юридических лиц в одну единицу.

Очень больной момент – обучение пользователей. Конечно, мы не могли сразу обучить всех 400 сотрудников, которые планировали работать в системе. Поэтому были определены ключевые пользователи, для которых был выделен компьютерный класс, и в течение двух недель они проходили обучение. К сожалению, не все эти пользователи по разным причинам смогли передать свои знания дальше. Поэтому, основываясь на этом негативном опыте, могу посоветовать очень тщательно отбирать ключевых пользователей и мотивировать их. Также сложным было осуществить миграцию данных, учитывая большое количество разрозненных систем. Мы в итоге с этим успешно справились, но потратили большое количество времени.

На полное внедрение команда израсходовала несколько больше времени, чем казалось в начале проекта. Система тестировалась на одном агентстве BBDO Russia, а полный переход на MS Dynamics всех агентств произошёл 1 января 2010 г. За первые 2,5 месяца не было отмечено ни одного критического сбоя. За это время было произведено более 54 тыс. операций. В системе было 260 активных пользователей. В службу поддержки направлено более 3000 запросов. Уже осуществлено более 60 доработок.

В ходе проекта сформировалась и команда поддержки решения. На сегодня есть пять программистов, которые в том числе занимаются Dynamics AX, а также пять специалистов хелпдеска, полностью занятых системой.

Вы сказали, что Omnicon планирует перейти на шестую версию Dynamics AX. Насколько безболезненным ожидается данный переход? - Переключение на шестую версию планируется в 2012 г. Конечно, это будет проще, чем вести полноценный проект с нуля, но задача выглядит не самой простой: предстоит объединить локализованную шестую версию, решение Omnicon и те решения, которые стоят у нас сейчас.

Учитывая ваш опыт, какие основные рекомендации по внедрению ERP-системы Microsoft вы можете дать?

Обязательно включите в проект одного, а желательно двух менеджеров, которые полностью будут освобождены от другой работы. Если они будут вовлечены part-time, то это будет неэффективно. Нужно помнить, что проект не состоится без поддержки руководства, поэтому топ-менеджеров постоянно надо вовлекать. Про выбор ключевых пользователей я уже говорил. Учитывайте, что не только на ключевых пользователей, но и на ряд других пользователей увеличится нагрузка. По нашим оценкам, нагрузка на все службы бэк-офиса во время проекта возрастает примерно на 30%. Доработки, конечно, нужны, без них трудно обойтись, но постарайтесь их учесть до обучения пользователей. Самое главное – приготовьтесь к тому, что со стороны многих сотрудников вначале будет протест. Но это просто надо пережить, потом все поймут всю прелесть проекта.

Какие особенности проекта вы можете отметить? Долго ли вы дорабатывали систему «под себя»?

Стандартное коробочное решение Microsoft Dynamics AX таково, что не совсем подходит для специфического рекламного бизнеса, в отличие, например, от розничной торговли. Так что, даже если бы брали такое решение, нам бы пришлось его сильно дорабатывать. Но у нас ситуация была такой, что головная компания Omnicom предоставила нам модификацию- OGI, которая в течение полутора лет оттачивала у себя. Правда, это решение пришлось дорабатывать с точки зрения требований российского налогового учёта.